Datenschutz in der Zahnarztpraxis: Externe Datenschutzbeauftragte

Gesundheitsdaten sind besonders sensible personenbezogene Daten. Deshalb ist das Thema Datenschutz im medizinischen Zusammenhang besonders wichtig. Trotzdem sind immer noch einige Zahnärztinnen und Zahnärzte mit den Vorschriften der Datenschutzgesetze nicht vertraut. Selbst die Schweigepflicht ist oft nicht in Ihrer vollen Bedeutung bekannt und wird vernachlässigt. Bei sogenannten Zuwiderhandlungen oder Nichterfüllen der Gesetzesvorgaben müssen Sie mit empfindlichen Geldstrafen rechnen. Das können bis zu vier Prozent Ihres erzielten Praxisumsatzes sein. Damit es in Ihrer Zahnarztpraxis nicht zu Verstößen gegen den Datenschutz kommt, klären wir hier über Fallstricke, Lösungen und Datenschutzbeauftragte auf.

Was Kriminalität mit dem Datenschutz in Ihrer Zahnarztpraxis zu tun hat

Viele Zahnarztpraxen haben sich noch zu wenig mit dem Thema auseinandergesetzt und wissen nicht, welche Bedeutung der Datenschutz hat. Denn Patientendaten bieten eine große Angriffsfläche für Hacker. Die Vorstellung, dass Gesundheitsdaten zu einem Wirtschaftsgut werden, ist sehr abstrakt. Dennoch ist die Gefahr real. Verschiedene Organisationen sind bereit, viel Geld zu investieren, um sich diese Gesundheitsdaten zu beschaffen. Für Hacker ist das eine neue Einnahmequelle. Sie erpressen Arztpraxen. Das passiert meistens mit Hilfe einer eingeschleusten Erpressersoftware auf Ihrem Server und das kommt gar nicht mal so selten vor.

Wenn Sie Ihre Patientendaten nicht auf einem Server speichern, sondern in Form einer Patientenkartei in Ihrer Zahnarztpraxis aufbewahren, sind Sie leider auch nicht vor Diebstahl geschützt. Vor allem, wenn Ihr Aktenschrank ungesichert im Eingangsbereich der Praxis steht. Dazu kommt, dass es teilweise Monate dauern kann, bis Sie bemerken, dass Daten gestohlen oder missbraucht wurden. Den Diebstahl von Patientendaten müssen Sie innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden bei der zuständigen Datenschutzbehörde melden. So eine Datenschutzpanne kann Ihrer Reputation enorm schaden.

Was Sie alles im Zusammenhang mit Datenschutz beachten müssen

Mit der nachfolgenden Liste können Sie überprüfen, wo Ihre Zahnarztpraxis beim Thema Datenschutz steht. Im Idealfall sollten Sie jede Frage mit Ja beantworten.

Haben Sie von allen Ihren Patientinnen und Patienten eine Einwilligung zur Verarbeitung der Patientendaten vorliegen?
Ist auf Ihrer Homepage eine rechtskonforme Datenschutzerklärung hinterlegt?
Haben Sie eine verschlossene Eingangstür und wird der Zutritt zu Ihrer Praxis kontrolliert?
Ist der Empfang in Ihrer Zahnarztpraxis durchgehend besetzt?
Werden persönliche Daten und Anliegen bei der Anmeldung so abgefragt, dass Dritte diese nicht mithören- oder mitlesen können?
Sind Computerbildschirme am Empfang so positioniert, dass Dritte die Inhalte nicht lesen können?
Sind die Praxisräume ausreichend gegen Einbruch geschützt?
Sind physische und digitale Akten oder Kalender im Eingangsbereich vor Dritten geschützt?
Ist sichergestellt, dass externe Dienstleistende wie Reinigungspersonal keinen Zugang zu Ihren Akten und Daten haben?
Haben Sie das Wartezimmer so geschützt, dass keine Unterhaltungen zwischen Patientinnen oder Patienten und Ihren Teammitgliedern mitgehört werden können?
Für den Fall, dass Sie Ihre EDV mit dem Internet verbunden haben: Haben Sie eine gute Firewall?
Haben Sie ein Backup-System für Ihre EDV und vor allem für die persönlichen Daten?
Ändert Ihr Team regelmäßig die Passwörter?
Sind alle EDV-Arbeitsplätze mit Passwörtern geschützt und gesperrt, wenn sie unbeaufsichtigt sind?
Haben Sie ein Antivirenprogramm und sorgen Sie dafür, dass es immer auf dem aktuellen Stand ist?
Ist sichergestellt, dass Akten Festplatten datenschutzkonform entsorgt werden?
Haben Sie Ihre Mitarbeitenden über die Verschwiegenheitspflicht informiert und diese Tatsache schriftlich protokolliert?
Hat Ihr Personal eine Vertraulichkeitsvereinbarung zum Datenschutz unterschrieben?
Wird Ihr Team regelmäßig für den Datenschutz und für die Verschwiegenheitspflicht sensibilisiert und geschult?

Externe Datenschutzbeauftragte sorgen für Sicherheit in Ihrer Zahnarztpraxis

Sie möchten sich nicht mehr mit diesen Themen auseinandersetzen und sind auf der Suche nach einem permanenten Rundumschutz? Am Besten wären externe Datenschutzbeauftragte, die immer alles im Blick haben? Wir haben eine dauerhafte Lösung, mit der Sie Ihre Zahnarztpraxis garantiert abmahnsicher machen: Opti Secure. Dort bekommen Sie alle Pflichtdokumente und sogar externe Datenschutzbeauftragte, die immer auf dem aktuellen Stand sind und Ihre Fragen unkompliziert beantworten. Beispielsweise die Frage, ob Patientinnen und Patienten nicht mehr mit ihrem Namen aufgerufen werden dürfen. Dieses Gerücht hält sich nämlich sehr hartnäckig, stimmt aber nicht.