Optimierung von Praxisausfällen in der Dentalbranche: Ein umfassender Leitfaden
In der Dentalbranche sind effizientes Management und die Maximierung der Rendite von entscheidender Bedeutung. Besonders in Zeiten, in denen kurzfristige Terminabsagen und Ausfälle zunehmen, wird dies zu einer echten Herausforderung. Dr. Stefan Helka und Christian Henrici haben in der Dental Late Night Show Wege aufgezeigt, wie Zahnarztpraxen ihre Ausfallquoten reduzieren und so ihre wirtschaftliche Effizienz steigern können. Dieser Blogbeitrag fasst die wesentlichen Punkte zusammen, die besprochen wurden, und bietet praxisnahe Tipps zur Verbesserung des Ausfallmanagements.
Die wachsende Herausforderung: Terminabsagen und Ausfälle
Im letzten Quartal 2023 verzeichneten viele Zahnarztpraxen eine alarmierende Zunahme an kurzfristigen Terminabsagen und Ausfällen. Diese Situation ist nicht nur ärgerlich, sondern führt auch zu erheblichen finanziellen Einbußen. Dr. Stefan Helka und Christian Henrici berichten von Praxen, in denen die Ausfallrate bis zu 50% betrug. Ein gut gemanagter Betrieb konnte diese Rate auf 15-18% senken, doch auch dies ist weit entfernt von dem angestrebten einstelligen Bereich.
Ursachen und Auswirkungen
Die Gründe für die hohe Ausfallrate sind vielfältig. Einerseits gibt es Patienten, die aufgrund unvorhersehbarer Umstände wie Krankheit absagen müssen. Andererseits zeigt sich eine abnehmende Zuverlässigkeit seitens der Patienten, die nicht immer nachvollziehbar ist. Die Folge dieser Ausfälle ist eine direkte Reduktion des Praxisertrags, da feste Kosten weiterlaufen, während Einnahmen fehlen. Henrici betont, dass eine Ausfallquote von 15% zu einem erheblichen Verlust an potenziellem Umsatz führt, was in manchen Fällen sogar den Gewinn vollständig eliminieren kann.
Tipps zur Reduzierung der Ausfallquote
In der Ausgabe der Dental Late Night Show geben die beiden Hosts praktische Tipps, wie Praxen ihre Ausfallquote senken können. Hier sind sechs zentrale Maßnahmen, die sofort umgesetzt werden können:
- Verbesserung der Terminvergabe
Eine einfache, aber effektive Maßnahme ist die Optimierung des Terminvergabesystems. Viele Praxen setzen mittlerweile auf Online-Terminbuchungstools wie Dr. Flex oder Doctolib. Während diese Tools die Terminvergabe erleichtern, können sie auch dazu führen, dass Patienten weniger verpflichtet sind, ihre Termine einzuhalten. Eine zusätzliche telefonische Bestätigung oder ein persönliches Gespräch kann hier Abhilfe schaffen.
- Einführung einer Erinnerungsstrategie
Eine regelmäßige Erinnerung an bevorstehende Termine kann helfen, die Ausfallquote zu senken. Dies kann über verschiedene Kanäle erfolgen, wie SMS, E-Mail oder Anrufe. Wichtig ist, dass diese Erinnerungen rechtzeitig und wiederholt erfolgen, um sicherzustellen, dass der Patient den Termin nicht vergisst.
- Patientenaufklärung und -erziehung
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Aufklärung der Patienten über die Bedeutung ihrer Termine und die Konsequenzen von Ausfällen. Dies kann durch direkte Kommunikation in der Praxis, durch Informationsmaterial oder durch Anmerkungen bei der Terminvereinbarung geschehen. Der Patient sollte verstehen, dass eine Terminabsage nicht nur ihm, sondern auch anderen Patienten und der Praxis schadet.
- Flexibilität und Notfallmanagement
Flexibilität bei der Terminvergabe und ein effizientes Notfallmanagement können ebenfalls helfen, Ausfälle zu reduzieren. Praxen sollten in der Lage sein, kurzfristige Absagen zu kompensieren, indem sie Notfalltermine für andere Patienten anbieten oder durch eine bessere Planung der Sprechzeiten.
- Analyse und Anpassung der Praxisabläufe
Eine regelmäßige Analyse der Praxisabläufe und der Ausfallraten kann dabei helfen, Schwachstellen zu identifizieren und gezielt Maßnahmen zu ergreifen. Dr. Stefan Helka betont, dass eine gut organisierte Praxis in der Lage sein sollte, die Ausfallquote zu minimieren, indem sie ihre Abläufe ständig überprüft und anpasst.
- Nutzung von Technologien zur Automatisierung
Der Einsatz von Technologien zur Automatisierung bestimmter Prozesse kann ebenfalls zur Reduktion von Ausfällen beitragen. Dazu gehört beispielsweise die automatische Terminbestätigung, die Verwaltung von Wartelisten oder die automatisierte Kommunikation mit Patienten. Diese Technologien entlasten das Praxisteam und erhöhen die Effizienz.
Fazit: Nachhaltigkeit im Praxismanagement
Das Ausfallmanagement ist ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg einer Zahnarztpraxis. Es ist nicht nur wichtig, kurzfristige Maßnahmen zu ergreifen, sondern auch langfristige Strategien zu entwickeln, die die Patientenbindung stärken und die Zuverlässigkeit erhöhen. Mit den richtigen Maßnahmen können Praxen nicht nur ihre Ausfallquote senken, sondern auch ihre Rendite signifikant steigern. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Praxisprozesse zu überprüfen und anzupassen – es lohnt sich!
Für weiterführende Informationen und konkrete Umsetzungstipps hören Sie sich die vollständige Podcast-Folge an.
